X

Structuur netwerken

DOEL EN STUREND PRINCIPE

Doel van het netwerk is het realiseren van samenhangende palliatieve zorg. De in de afgelopen jaren ontwikkelde kennis over het belang van bewustwording, passende kwaliteit, deskundigheid en afstemming tussen en binnen organisaties, sectoren en disciplines kan daarbij worden ingezet. Daartoe worden verbindingen gelegd, instrumenten geïmplementeerd, verbeterprojecten uitgevoerd, scholingen en andere bijeenkomsten georganiseerd. Als definitie van palliatieve zorg hanteren we de definitie van de WHO uit het Kwaliteitskader palliatieve zorg: ‘Zorg die lijden verlicht of voorkomt op lichamelijk, psychisch, sociaal en spiritueel gebied voor mensen die ongeneeslijk ziek of zeer kwetsbaar zijn en hun naasten.’ Huisartsen, ziekenhuizen, thuiszorg, verpleeghuizen, hospices, vrijwilligers, psychosociale en spirituele zorgverleners zijn partners in de netwerken. Dit zijn tevens de sectoren die in onze twee netwerken zijn vertegenwoordigd. Daaraan zal in de komende jaren het sociale domein (zoals wijk- en buurtteams) worden toegevoegd. Vertegenwoordigers van patiënten en naasten worden betrokken voor advies vanuit hun perspectief. Sturend principe is halen & brengen: netwerkpartners worden gefaciliteerd om palliatieve zorg te verbeteren en leveren tegelijk input en energie om de netwerkzorg in de regio te versterken.

POSITIE EN FINANCIEN

De twee netwerken ontvangen subsidie van het Ministerie van VWS voor coördinatie. Tevens dragen de netwerkpartners financieel bij door contributie: zo is er meer ruimte voor activiteiten. Eén van de netwerkpartners vervult de rol van penvoerder, kassier en werkgever van de netwerkcoördinator. Sinds 2015 is dat Stichting Careyn en daarom heeft de netwerkcoördinator daar een werkplek, email- en postadres. De netwerkcoördinator heeft echter een onafhankelijke positie en legt verantwoording af aan de stuurgroep. Kerntaken van het netwerk zijn verbinden, coördineren, informeren, signaleren en faciliteren. Netwerkcoördinator is Margriet Wanders, m.wanders@careyn.nl.

SAMENWERKING

Het netwerk maakt deel uit van Septet, het consortium palliatieve zorg Midden-Nederland. Daarin werken zeven netwerken palliatieve zorg, de landelijke ondersteuningsorganisatie Fibula, het Expertisecentrum Palliatieve Zorg van het UMC Utrecht, Raedelijn en onderwijsorganisaties samen. Fibula maakt weer deel uit van PZNL (Coöperatie Palliatieve Zorg Nederland), waarin alle landelijke organisaties op het gebied van palliatieve zorg verenigd zijn. Het netwerk kan gebruik maken van landelijke ondersteuning en van ontwikkelde richtlijnen, handreikingen, formats e.d. De netwerkcoördinator en leden van de stuurgroep nemen deel aan landelijke leer- en afstemmingsbijeenkomsten.

BESTUUR – strategisch niveau

De twee netwerken worden bestuurlijk vertegenwoordigd door één gezamenlijke stuurgroep. Die vormt de kern van het netwerk en bestaat uit bestuurders of managers vanuit de verschillende sectoren in beide regio’s. De ambitie van het netwerk raakt aan de kerntaken van hun organisatie. Deelname aan de stuurgroep zorgt voor meer onderlinge verbinding tussen organisaties. Ook draagt het bij aan leren en ontwikkelen op het gebied van palliatieve zorg. De leden vertegenwoordigen de hele sector in hun regio; zij stemmen zelf op strategisch niveau af met andere leden. De stuurgroep is daarmee representatief voor het netwerk en heeft voldoende besluitvormingskracht om visie, strategie en beleid van het netwerk vast te stellen. Elke netwerkpartner kan iemand kandidaat stellen. Verbinding met de achterban is essentieel. Convenant en beleidsplan worden door de stuurgroep voorbereid en voorgelegd aan alle deelnemers van het netwerk. Voorstellen voor projecten of thema’s vanuit de klankbordgroep toetst de stuurgroep aan de ambitie en prioriteiten van het netwerk. Een van de managers/bestuurders zit de stuurgroep voor en is daarmee tevens de functioneel leidinggevende en eerste aanspreekpunt voor de netwerkcoördinator. De stuurgroep komt 3x per jaar bijeen.

KLANKBORDGROEPEN – tactisch niveau

De klankbordgroepen zijn ‘denktank’ voor en uitdrager van beleid en activiteiten van het netwerk palliatieve zorg. Er zijn twee klankbordgroepen, van Utrecht stad en van Zuidoost-Utrecht. Beide klankbordgroepen komen 2x per jaar bijeen. Samenstelling: één of twee contactpersonen van elke netwerkpartner op tactisch niveau, iemand die de situatie in de eigen organisatie goed kent en toegang heeft tot relevante personen in de organisatie incl. bestuur of hoger management. Deze contactpersoon vertegenwoordigt de betreffende netwerkpartner in de klankbordgroep en is aanspreekpunt voor de netwerkcoördinator. Nieuwe leden worden aangedragen door de organisatie en worden benoemd in afstemming met de netwerkcoördinator. Een lid van de klankbordgroep:

  • Is contactpersoon van de netwerkcoördinator voor de eigen organisatie en zorgt ervoor dat informatie, uitnodigingen voor scholing e.d. in de organisatie worden verspreid.
  • Informeert de eigen organisatie of achterban en haalt daar op tactisch niveau input op voor de klankbordgroep.
  • Activiteiten vanuit het netwerk worden vertaald naar de eigen organisatie.
  • Is op de hoogte van landelijke ontwikkelingen. Denkt na op welke wijze ontwikkelingen vertaald kunnen worden naar de regio, (samenwerking tussen) organisaties en medewerkers.
  • Voedt de andere deelnemers en de netwerkcoördinator door de stand van zaken m.b.t. palliatieve zorg in het eigen gebied en de eigen organisatie in de klankbordgroep te delen.
  • Signaleert knelpunten en kansen voor nieuwe projecten of thema’s.
  • Heeft een rol in beleidsvoorbereiding en -ontwikkeling.
  • Kan adviezen of andere input voor de stuurgroep formuleren.
WERK- EN PROJECTGROEPEN – operationeel niveau

Activiteiten en projecten vinden plaats in gelegenheidscoalities: werkgroepen of projectgroepen. In een jaarplan worden de activiteiten beschreven. In een werk- of projectgroep wordt aan een concrete opdracht gewerkt. Sommige werkgroepen bestaan permanent, maar de samenstelling kan wisselen. Elke netwerkpartner neemt deel aan tenminste één werk- of projectgroep. Welke groep dat is, kiest men in principe zelf (als er plaats is). De netwerkcoördinator houdt bij wie er nodig is in welke groep. De deelnemer kan iemand anders zijn dan de contactpersoon. Werkgroepen komen 2-4x per jaar bijeen. Iedereen kan een voorstel doen voor een nieuwe werkgroep. Facilitering van de werkgroepen gebeurt door de netwerkcoördinator.

NETWERKCOORDINATOR - regie

Het netwerk wordt ondersteund door een onafhankelijke coördinator die de regie voert over het netwerk, de belangen van alle partijen laat meewegen en communicatie tussen betrokken partijen faciliteert. De netwerkcoördinator legt verantwoording af aan de stuurgroep.

  • Legt verbinding tussen partijen, thema’s en projecten.
  • Zit de klankbordgroep en eventueel project- en themagroepen voor.
  • Coacht/ ondersteunt andere voorzitters van project- en themagroepen.
  • Initieert projecten i.o.m. de klankbordgroep.
  • Bewaakt de voortgang van activiteiten en de uitgangspunten van het netwerk daarin.
  • Verzamelt informatie t.a.v. beleidsvoorbereiding en opstellen beleidsplan.
  • Stelt jaarplan en jaarverslag op.
  • Stelt de begroting op, vraagt subsidies aan en beheert het budget in samenwerking met de penvoerder en legt daarover (financiële) verantwoording af.
  • Zoekt naar mogelijkheden voor incidentele financiële ondersteuning (fondsen, ZonMw).
  • Rapporteert aan klankbordgroep en stuurgroep.
  • Onderhoudt contacten, breidt die uit en verstevigt die binnen en buiten het netwerk op lokaal, regionaal, bovenregionaal en landelijk niveau.
  • Signaleert kansen voor het netwerk.
  • Zorgvragers, naasten en hulpverleners kunnen bij de coördinator terecht voor vragen over mogelijkheden op het gebied van palliatieve zorg in de regio.
  • Inzetten van projectondersteuning, passend binnen de begroting.
  • De netwerkcoördinator wordt ondersteund door secretariële inzet op zzp-basis.
PENVOERDER - financiën

Het netwerk wordt ondersteund door een penvoerder, één van de betrokken partijen in het netwerk.

  • Werkgever van de netwerkcoördinator: die heeft een werkplek en andere benodigdheden om het werk op een goede manier uit te kunnen voeren.
  • Kassier van de gelden voor het netwerk.
  • Controle van de financiële administratie en draagt zorg voor de betalingen.
  • Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
  • Zorgt ervoor dat de financiële administratie en het financiële jaarverslag voldoen aan wet- en regelgeving en legt hiervoor verantwoording af aan de netwerkcoördinator.
  • Ondersteunt bij het financiële onderdeel in de subsidieaanvraag en -verantwoording.
  • Controleert, in afstemming met de netwerkcoördinator, of gedane uitgaven en projectbegrotingen passen binnen de jaarbegroting en gemaakte afspraken.
  • De netwerkcoördinator controleert de ingediende rekeningen en bewaakt met de penvoerder de gemaakte afspraken rondom betalingen.
  • De penvoerder ontvangt als compensatie een afgesproken percentage van de subsidiegelden.